4 avril 2018 – Retour sur la présence d’Effigen à la 8e Journée de Management et Coordination en EHPAD

8e journée 220 professionnels EHPAD ont répondu présents pour la 8e journée de Management et Coordination en EHPAD

La 8e Journée de Management et Coordination en EHPAD qui, cette année, s’est déroulée le jeudi 4 avril 2019, dans les salons d’affaires du Centre des Salorges de la CCI Nantes Saint-Nazaire, a fait “carton plein” avec la présence de 220 professionnels en lien avec l’environnement EHPAD : directeurs et directrices, médecins coordonnateurs, IDE et IDEC, cadres de santé, responsable qualité, etc.

Cet évènement annuel, organisé par l’Association AGREE (Association Gérontologique de Recherche et d’Enseignement en Ehpad) a donc affiché complet avec la thématique “Quelles libertés en EHPAD ?”.

Effigen partenaire et intervenant 

La 8e journée de Management et Coordination en EHPAD a été l’occasion pour Effigen de présenter son offre, ses domaines d’expertise dans le domaine social et médico-social, et ce tout particulièrement dans la sphère de l’accompagnement des personnes âgées.

En effet, avec une quarantaine de références ESMS, le cabinet a élaboré de nombreux outils méthodologiques pour aborder divers sujets comme l’optimisation de l’organisation des soins, les formations dédiées au pilotage de projets pour la mise en œuvre des outils de la loi 2002-2, l’élaboration des dossiers CPOM, des projets d’établissement, etc.

 

La présence d’Effigen sur ce salon dédiée aux EHPAD a été l’occasion de présenter l’offre ESMS d’Effigen, sur un stand mais également au cours d’une conférence ayant pour sujet (toujours…) d’actualité car en cours de déploiement… le RGPD du point de vue des établissements ESMS, et tout particulièrement des EHPAD.

 

Effigen démystifie et partage des clés afin d’aborder “simplement” et de manière sereine le RGPD en EHPAD

Devant une salle comble et très attentive, la conférence a démarré avec un quizz “oui / non” 2019-04 Quizz RGPD ESMS  pour faire un bilan de l’état d’avancement dans les structures des participants. Force est de constater qu’un certain chemin reste encore à parcourir… Ce qui n’était pas une surprise au vu de notre retour d’expérience sur le sujet, des constats faits sur le “terrain”.

Après une rapide synthèse des points clés de la règlementation, l’objectif était de partager le questionnement : « Comment mettre en œuvre le RGPD de manière efficiente, en cohérence avec les risques et la taille de ma structure, sans partir de la page blanche ? ».

En effet, force est de constater les difficultés suivantes :

  • Le temps nécessaire pour appréhender le sujet, le mettre en œuvre… en plus des autres tâches quotidiennes,
  • Quel profil pour le DPO ? (Rappels : indépendance dans l’analyse, absence de conflit d’intérêt, vision transversale des processus,…) alors que les structures sont limitées dans le nombre d’ETP,
  • Alors que plus de 80% du contexte est identique pour les EHPAD en termes de traitements des données et de risques.

La solution ? La MUTUALISATION !

Différentes approches possibles de mutualisation ont été évoquées pour les 3 grandes étapes du RGPD : savoir-faire, sensibiliser, mettre en œuvre.

Pour cette dernière étape, un focus a été réalisé sur une approche de “kit RGPD dédié ESMS” (voir l’article sur notre blog), et des exemples de trames pré-renseignées ont été présentées.

Un kit d’aide à la mise en conformité avec le RGPD a été conçu par Effigen pour les établissements médico-sociaux en particulier.

Ce kit est mis à disposition simultanément à une formation complète synthétique à destination du DPO, des questionnaires d’évaluation pré-renseignés grâce à notre connaissance des systèmes d’information présents dans les établissements et des processus organisationnels, des bases pré-renseignées pour le logiciel d’analyse d’impact standard de la CNIL (PIA) pour les traitements critiques.

 

Ce partage a permis de démontrer la possibilité de mutualiser certaines tâches avant une personnalisation par établissement, démarche permettant l’efficience et de limiter le temps à y consacrer, tout en respectant les obligations du règlement.

 

Des messages clés pour clôturer la conférence sur la mise en œuvre du RGPD en établissement

Des messages clés synthétiques ont été partagés à l’issue d’une intervention de 30mn sur un sujet vaste… le RGPD:

La montagne n’est pas infranchissable !

Amorcer la démarche et ne pas aborder le RGPD uniquement sous un angle informatique,

Réaliser a minima les étapes pour démontrer la volonté de mise en conformité (désignation DPO, inventaire et identification des risques, plan d’action),

Elaborer un plan d’action raisonnable et réalisable,

L’obligation RGPD, vécue comme contraignante, aura des effets collatéraux positifs !

Les questions dans l’assemblée, et réponses apportées, ont complété la conférence.

Le retour d’expérience (positif !) d’une participante a permis de conforter les participants sur le fait que la démarche RGPD était une vraie opportunité pour remettre à plat ses processus organisationnels et identifier potentiellement d’autres d’optimisation.

Pour plus d’information sur le RGPD en environnement social et médico-social

Pour recevoir le support diffusé lors de la 8e Journée de Management et Coordination en EHPAD