Février 2021 – L’université de Nantes choisit Effigen pour un diagnostic logistique flux courriers et colis

Publié le : 11 février 2021 // Catégorie : Secteur public et collectivités territoriales

L’université de Nantes choisit Effigen pour le diagnostic de ses flux logistiques

Le cabinet a postulé à l’appel d’offre publié par l’Université de Nantes, durant le dernier trimestre 2020.

Dans sa proposition méthodologique, au-delà de la démarche et des compétences des équipes en matière de flux, Effigen a immédiatement formulé des alternatives sous un format distanciel, ce afin d’appréhender les difficultés de mise en œuvre du projet dans le contexte actuel de crise sanitaire liée à la COVID.

Le périmètre de la mission

La mission couvre l’ensemble des flux logistiques courriers et colis des 14 sites géographiques de l’Université de Nantes.

Les objectifs synthétiques

La mission a pour objectifs :

  • La réponse aux attentes des “clients internes”,
  • La mise en œuvre d’une organisation d’équilibre entre les attentes contractualisées avec les “clients internes” et le coût de réalisation.

Les phases de mise en œuvre 

La mission se déroule en deux grandes phases (pour la tranche ferme) :

  • Un diagnostic de l’ensemble des flux entre les différents sites du périmètre (typologies de flux, volumétrie, agents concernés directs et indirects, contrats de prestations et moyens à disposition, analyse des attentes des “clients internes”,…),
  • Des préconisations au travers de la formalisation d’axes d’amélioration, de leviers organisationnels et concurrentiels, de scénarii potentiels,
  • La formalisation de fiches action opérationnelles (déclinées et détaillées pour l’étape suivante de mise en œuvre).

Une mise en œuvre de la mission adaptée au contexte sanitaire

Dans un contexte sanitaire particulier et nouveau, où la continuité de service et le maintien des projets sont fondamentaux, l’ensemble des acteurs se doivent d’anticiper, de trouver des modalités différentes pour le “travailler ensemble”.

 S’adapter au contexte et à l’organisation de nos clients

Depuis désormais un an, Effigen a appréhender d’autres modalités de travail :

  • Des “classiques” via l’utilisation de la Visio conférence,
  • Des “moins classiques” en mettant en œuvre des outils “collaboratifs” à l’identique de ce que nous faisions jusqu’à présent en présentiel (ex. ateliers post-it).

Même si aucun outil ne remplacera jamais le contact humain, nous avons été agréablement surpris de l’accueil de ces derniers par nos clients, du lien que cela a peu créer, du nombre participants bien plus élevé que si nous avions mis en œuvre des ateliers “classique” en présentiel.

Une anticipation sur le contexte sanitaire à venir et une adaptation en temps réel

C’est dans un contexte sanitaire incertain que nous avons anticipé et présenté, dans notre réponse au CCTP de l’Université de Nantes, les alternatives possibles en distanciel, sur les différentes étapes de la mission. 

Le cadrage de la mission et les modalités de mise en œuvre sont désormais définis : la part en distanciel souhaitée par l’Université de Nantes est bien au-delà de ce qui avait été proposé pour atteindre plus de 80% du temps défini pour la mission. Néanmoins, Effigen sera en capacité de s’adapter et de passer à nouveau en présentiel, si l’évolution du contexte sanitaire le permet.